Optimal abrechnen durch Qualitätsmanagement und Controlling

Die Integration eines professionellen Qualitätsmanagements bietet der Praxis relativ kurzfristig die Chance auf ein System, in dem alles einheitlich, ordentlich, nachvollziehbar und schnell abrufbar ist. Das moderne QM wird hierbei in Form und Umfang speziell auf die Praxis und die Anforderungen abgestimmt.

Die Ergebnisse liegen auf der Hand: dadurch erhält die Praxis eine verbesserte Kommunikation mit Patienten und Mitarbeitern, effizienten Einsatz von Mitarbeitern, Rechtsicherheit durch Einhaltung von Vorschriften, Überblick über sämtliche Arbeitsprozesse unter Qualitätsaspekten, Reproduzierbarkeit von medizinischen, hygienischen und organisatorischen Maßnahmen  durch Dokumentation. Wenn Sie mit den gesetzlichen Vorgaben als Basis beginnen und dann analysieren, an welcher Stelle in der Praxis die Neuordnung am wichtigsten ist, sind sie auf dem richtigen Weg in eine sichere Zukunft.

Effektives QM am Beispiel Abrechnung und Dokumentation:

Wenn in der Praxis Behandlungsstandards definiert werden gelingt die optimale Abrechnung mühelos. Eine der grundlegenden Voraussetzungen ist die vollständige Dokumentation. Der Eintrag der Behandlung erfolgt direkt nach der Behandlung in die Karteikarte und bei karteiloser Praxisführung direkt in den Computer am Arbeitsplatz.

Hier hat die karteilose Praxisführung bereits den Vorteil mindestens einen Arbeitsgang zu sparen und beugt damit einem Honorarverlust von bis zu 30% vor. Nicht selten stapeln sich noch heute in vielen Praxen die Karteikarten über Tage hinweg im Büro des Zahnarztes. Dadurch fällt ein unnötiges suchen der Kartei an und dies erhöht zusätzlich das Risiko, wichtige Einträge zu vergessen.

Kein Zahnarzt kann es sich leisten Honorareinbußen aufgrund unvollständiger Abrechnung der erbrachten Leistungen hinzunehmen. Daher sollte prinzipiell folgender Leitsatz gelten: „Nur was dokumentiert wird kann auch berechnet werden!“

Daneben sollten folgende Grundsätze im gesamten Praxisteam verinnerlicht sein:

·         Bei jedem Patientenkontakt  - d.h. auch bei telefonischen Anfragen -  wird die Patientenkartei hinzugezogen bzw. wird der Patient im Computer aufgerufen. Wünsche und Anliegen des Patienten werden dokumentiert, das erleichtert die evtl. Berechnung und die spätere Behandlung

·         Im Behandlungszimmer werden sofort alle erbrachten Leistungen und sachlichen Informationen in der Kartei dokumentiert, auch wenn diese im ersten Moment keine abrechenbare Gebührenposition darstellt.

·         Behandlungsänderungen werden gewissenhaft dokumentiert

·         Alle Medikamente, Materialien, Aufklärungen, Anwendungen werden stichpunktartig dokumentiert

·         Abweichungen vom Standard werden verzeichnet

Zur Hilfe für die Dokumentation können Abkürzungen verwendet werden die dem gesamten Team geläufig sein müssen. Eine aufgestellte Checkliste kann gute Dienste als Gedächtnisstütze und für neue Mitarbeiter leisten.

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser

Ein weiteres Hilfsmittel der Honorarsicherung ist die Kontrolle der Dokumentation und Leistungen. Sie entscheidet darüber ob und wie viel Einnahmen verloren gehen.

Auch wenn sie bereits die vielen Vorteile der karteilosen Praxisführung nutzen, wie:

·         Verkürzung der Abläufe, mehr Zeit für die Behandlung

·         Einsparung von Arbeitsgängen, kein Einsortieren , Aussortieren und Suchen mehr

·         Schneller Zugriff von jedem Arbeitsplatz auf die Patientendaten

·         Lagerraum für Karteikarten entfällt

·         Kosten für Karteikarten, Einlegeblätter und Zubehör entfallen

oder mit dem Gedanken spielen ihre Praxis umzustellen, muss ein wirkungsvoller Gegencheck der Dokumentation erfolgen. Welche Patienten waren zur Behandlung? Ist die geplante Behandlung erfolgt und sind alle Leistungen eingetragen?

Das Controlling sollte vom Zahnarzt selbst, der Praxismanagerin oder auch extern durch ein Online-Coaching erfolgen. Eine erfahrene Praxismanagerin kann anhand guter Dokumentation die Leistungseingabe auf Plausibilität prüfen und ggf. nach Rücksprache ergänzen.

Ein weiteres Hilfsmittel, um Verluste zu vermeiden, ist das Anlegen von Behandlungskomplexen ins Computerabrechnungsprogramm. Nach vorheriger Analyse sämtlicher Standardbehandlungen z.B. 01-Sitzung, Füllungen, Präparation, PA-Behandlung, Implantation etc. können diese erfasst werden und damit sogar von unerfahrenen Mitarbeitern optimale Eintragungen vorgenommen werden. Hier leistet ein gelebtes Qualitätsmanagement  mit dokumentierten Behandlungsabläufen gute Dienste.

Ein Beispiel : Standard der MKV-Füllung (dentin-adhäsiv):

Wird eine dieser Leistungen nicht erbracht, wird folgende Dokumentation vermerkt: 

„ohne Oberflächenanästhesie“ oder „ohne OA“. Ähnlich wird bei Wegfall der Anästhesie, Cofferdam, Vitalität usw. verfahren.

Über die Komplexe können Sie gleichzeitig das Honorar besonders in der GOZ steuern, in dem die Faktorhöhe festgelegt und gespeichert wird. Wenn Sie kein Honorar verschenken wollen tragen sie niemals nur Abrechnungskürzel ein, denn die versierte Verwaltungsmitarbeiterin liest Kleinigkeiten in der Dokumentation und „übersetzt“ diese in Abrechnungskürzel, wenn  z.B. im Falle einer Aufbaufüllung, die mit der 218 GOZ zum 3,5 fachen Faktor (29,54€) eingetragen wurde und in der Dokumentation das Material der dentin-adhäsiven Füllung oder nur dentin-adäsive Befestigung aufweist. Hier kann eine analoge Berechnung (z.B. 214a, Faktor 1,7-fach = 90,83€) erfolgen, die ein Mehrhonorar von über 60,-€ pro Aufbaufüllung ausmacht.

Auch im Bereich der Implantologie ist die genaue Beschreibung und Dokumentation des Behandlungsverlaufs entscheidend für die Berechnung der Leistungen. Hierbei erfüllen Sie gleichzeitig bei systematischer Vorgehensweise die Anforderung eines OP-Protokolls und erhalten dadurch Rechtssicherheit.

Auch im Bereich der Beratung werden häufig die Möglichkeiten der Berechnung durch nachlässige Dokumentation verschenkt.  Jeder neue Behandlungsfall in der Privatberechnung  löst die Berechnung der Beratungsposition Ä1  (10,72€) oder Ä3 (20,10€) eingehende Beratung über 10 Minuten aus. Beratungen im selben Behandlungsfall können nach einem Monat wieder berechnet werden.

Controlling durch Online-Coaching

Diese Honorarsünden können sich übers Jahr schnell zu einer hohen Verlustsumme hochrechnen. Um die möglichen Honorarpotenziale auszuschöpfen, ein kontinuierliches Controlling durchzuführen und um evtl. Fehlentwicklungen in der Praxis rechtzeitig abzulesen empfehle ich das Online-Coaching für diesen Bereich.

Die Voraussetzung hierfür ist ein Internetzugang, eine wie oben beschriebene Dokumentation und die karteilose Praxisführung. Sie erhalten dann individuelle & kompetente Beratung und Betreuung, kontinuierliches Controlling, Empfehlungen bei Fehlentwicklung.

Für weitere Rückfragen können Sie sich bei Interesse direkt bei Tafuro & Team (www.tafuro-und-team.de) oder Dorothee Schulte (www.schulteconcept.de) melden.